Wer kennt es nicht? Die Handvoll Punkte auf der To-do-Liste, die einfach nicht verschwinden wollen. Die eine Sache, die man seit Monaten prokrastiniert. Die Versuchung, wichtige Aufgaben aufzuschieben, ist allgegenwärtig, und viele von uns kämpfen täglich damit (mich inbegriffen!), unsere To-do-Listen abzuarbeiten und unsere Ziele zu erreichen. Doch die gute Nachricht ist: Produktivitätssteigerung ist einfacher, als wir denken. Alles, was es dafür braucht, ist die richtige Herangehensweise.

In diesem Artikel werden wir fünf wirksame Wege zur Produktivitätssteigerung und zum Ausbrechen aus der Prokrastination erkunden. Von der Priorisierung von Aufgaben bis hin zur Selbstreflexion und Zielsetzung stelle ich dir praxisnahe Tipps und Techniken vor, die es dir ermöglichen, deine Arbeitsweise zu verbessern. Denn letztendlich liegt es einzig und alleine in deiner Hand, deine Ziele zu erreichen. 

Inhaltsverzeichnis

Kerstin Hardt auf einer Insel beim Sonnenuntergang zeigt, dass Urlaub der beste Weg zur Produktivitätssteigerung

Warum schieben wir Dinge vor uns her? 

Wenn du hier schon einige Zeit mitliest, weißt du, dass mein Ansatz ganzheitlich ist. Verständnis ist der erste Schritt. So auch hier: Wenn wir verstehen, was Prokrastination ist und warum wir prokrastinieren, kannst du diese Prozesse bewusst beobachten und letztendlich in Produktivitätssteigerung ändern. 

Prokrastination bezieht sich auf das Verhalten, Aufgaben oder Entscheidungen aufzuschieben oder zu verzögern, trotz des Wissens um mögliche negative Konsequenzen. Ich habe in meiner ganzen Coach-Karriere noch nie einen Menschen getroffen, für den dieses Problem kein Begriff ist. Egal, ob im Großen oder Kleinen. Warum aber manipulieren wir uns selbst? Im Körper können verschiedene neurologische und psychologische Prozesse bei der Prokrastination eine Rolle spielen:

  1. Belohnungssystem des Gehirns: Wenn wir eine Aufgabe erledigen, die mit einer Belohnung verbunden ist, wie z.B. das Gefühl von Erfolg oder Anerkennung, wird das Belohnungssystem des Gehirns aktiviert. Bei prokrastinierendem Verhalten kann dieses Belohnungssystem jedoch durch kurzfristige Trigger wie soziale Medien, Fernsehen oder Essen aktiviert werden. Die langfristige Belohnung, die mit der Erledigung der Aufgabe verbunden ist, bleibt aus.
  2. Stressreaktionen: Das Aufschieben von Aufgaben kann Stress verursachen, da die drohende Frist oder das Bewusstsein über unausgeführte Aufgaben dem Körper das Gefühl von Druck und Unwohlsein vermitteln kann. Dies kann zu erhöhtem Cortisol führen, einem Stresshormon, das verschiedene körperliche und emotionale Reaktionen auslösen kann, wie z.B. erhöhten Blutdruck, Angstgefühle oder Schlafstörungen. Langfristig führt das zu einem Leistungsabfall – die Prokrastinationsschleife. Je länger wir etwas aufschieben, desto schlimmer ist es, die Aufgabe letztendlich anzugehen.
  3. Frontallappenaktivität: Der Frontallappen des Gehirns ist für die Planung, Entscheidungsfindung und Selbstkontrolle verantwortlich. Bei Prokrastination kann eine geringere Aktivität in diesem Bereich des Gehirns beobachtet werden, was zu Schwierigkeiten bei der Organisation und Umsetzung von Handlungen führen kann. Aber keine Sorge: Nichts, was man mit Meditation und Mindset-Arbeit nicht richten könnte.
  4. Emotionale Regulation: Prokrastination kann auch mit Schwierigkeiten bei der Emotionsregulation verbunden sein. Das Aufschieben von Aufgaben kann dazu dienen, unangenehmen Emotionen wie Angst, Unsicherheit oder Langeweile vorübergehend zu entkommen. Oft ist es auch die Angst vor dem Versagen, die uns Dinge vermeiden lässt. Fakt ist aber, dass wir ohne Fehler nicht lernen. Deswegen raus aus der Komfortzone!

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Prokrastination ein komplexes Verhalten ist, beeinflusst durch eine Kombi aus neurologischen, psychologischen und emotionalen Prozessen. Indem man sich der zugrunde liegenden Gründe bewusst wird, können wir lernen, effektiver mit Aufgaben umzugehen und so langfristige Produktivitätssteigerung zu erreichen.

Wege zur Produktivitätssteigerung

Kleine Schritte

Hier benutzen wir das Dopaminsystem des Gehirns für uns. Genauso, wie Social Media und andere Formen der Ablenkungen kurzzeitig Dopaminausschüttung auslösen, unterteilen wir unsere To-Do in kleine Schritte. Willst du zum Beispiel endlich deine Website bauen, kannst du das in Domain anmelden, Bilder heraussuchen oder Text für die Landingpage erstellen unterteilen. 

Erledigst du die kleinen Aufgaben nach und nach, kannst du die kleinen Punkte von deiner To-do streichen und fühlst dich am Ende des Tages nicht so, als hättest du nichts geschafft, weil “Website bauen” immer noch unberührt auf deiner Liste steht. Setze klare und erreichbare Ziele, um deine Produktivität zu steigern und aus der Prokrastination herauszukommen. Teile größere Aufgaben in kleinere, machbare Schritte auf, die weniger überwältigend erscheinen und leichter zu bewältigen sind.

Selbstreflexion

Nimm dir Zeit, um deine Prokrastinationsmuster zu analysieren und die Gründe dafür zu verstehen. Reflektiere über Situationen, in denen du prokrastiniert hast, und identifiziere mögliche Auslöser, wie Angst vor Versagen, Perfektionismus oder Überforderung. Bewaffnet mit Zettel und Stift in einem ruhigen Moment, kannst du in dich gehen und dir mal genau überlegen, wo, wann und was du am längsten vor dir her schiebst. Warum? Wovor hast du Angst?

SMART-Ziele

Formuliere deine Ziele nach dem SMART-Konzept. Indem du deine Ziele klar definierst und einen Zeitrahmen für ihre Umsetzung festlegst, gibst du deinem Gehirn eine Struktur, an der es sich orientieren kann.

  1. Specific: Statt einfach zu sagen „Ich möchte mehr lesen“, könnte das spezifische Ziel lauten: „Ich lese jeden Monat zwei Bücher aus verschiedenen Genres, um meinen Horizont zu erweitern und meine kognitive Flexibilität zu verbessern.“
  2. Measurable: Das Ziel sollte messbar sein. Lege also fest, dass du jeden Monat zwei Bücher liest. Auf diese Weise kannst du am Ende des Monats klar sehen, ob du dein Ziel erreicht hast oder nicht.
  3. Achievable: Stelle sicher, dass das Ziel erreichbar ist, indem du deine Ressourcen und Zeit berücksichtigst. Wenn du normalerweise wenig Zeit zum Lesen hast, musst du dir diese von nun an bewusst einteilen und vielleicht eine andere Aktivität einschränken.
  4. Relevant: Das Ziel sollte relevant für deine übergeordneten Ziele sein. Wenn du beispielsweise deine kognitive Flexibilität verbessern und deine Allgemeinbildung verbessern möchtest, ist das Lesen von Büchern ein relevanter Schritt.
  5. Time-bound: Setze dir einen klaren Zeitrahmen, um dein Ziel zu erreichen. Du hast einen Monat Zeit, um zwei Bücher zu lesen. 

Belohnungssystem zur Produktivitätssteigerung

Erstelle ein Belohnungssystem für dich selbst, um dich für das Erreichen von Meilensteinen oder das Einhalten deiner Zeitpläne zu motivieren. Belohne dich mit kleinen Vergünstigungen oder Pausen, sobald du eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hast, um dir selbst positives Feedback für produktives Verhalten zu geben. Für mich sind das, in größerem Maßstab, meine Urlaube. Ich weiß, dass ich meine Auszeiten nur richtig genießen kann, wenn davor alles erledigt ist – die Belohnung mit Quality Time ist für mich die beste. 

Bonustipp zur Produktivitätssteigerung: Visualisierung und Affirmationen

Du wirst niemals erreichen, was du dir nicht vorstellen kannst. Visualisiere deine Ziele und den Erfolg, den du durch produktives Verhalten erreichen wirst. Verwende positive Affirmationen, um dein Selbstvertrauen zu stärken und negative Gedanken zu überwinden. Der Moment nach dem Aufwachen und der Moment vor dem Einschlafen sind genau richtig, um dein Unterbewusstsein mit dieser positiven Information zu füttern.

Indem du dir immer wieder bewusst machst, wofür du arbeitest und welche positiven Ergebnisse du erzielen möchtest, gewöhnst du deine Gedanken langsam aber sicher an das Best-Case Szenario und kommst so langfristig in die Umsetzung. 

Durch Selbstreflexion, klare Zielsetzung, SMART-Ziele, ein effektives Belohnungssystem und positive Visualisierungstechniken sind meine besten Wege zur Produktivitätssteigerung. Es erfordert zwar Anstrengung und Engagemesnt, aber mit der richtigen Herangehensweise und Strategie kannst du langfristig erfolgreich sein. 

Erinnere dich aber immer daran: Wir Menschen sind keine Maschinen und brauchen unsere Auszeit. Gönn dir genug Pausen, dann bist du umso effektiver. Halte deinen Geist und Körper gesund, dann bist du grundsätzlich leistungsfähiger. 

Es mag herausfordernd sein, alte Gewohnheiten zu ändern und sich neue Arbeitsweisen zu öffnen, aber letztendlich haben nur wir alleine die Macht, unsere Arbeitsweise zu verbessern und unsere Ziele zu erreichen.

Mein Fokus liegt auf dem Auflösen von limitierenden Glaubenssätzen, die uns von unserem wahren Potenzial trennen. Das ist übrigens auch ein ganz großer Teil meiner Intensivseminare. Durch ständige Energiearbeit in Kombination mit Mentaltechniken programmieren wir die Dinge, die sich im Leben zurückhalten. Mehr Info gibt es hier!